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L’ evoluzione del sistema di Document Management è quello di Workflow. Quest’ultimo offre la capacità di costruire e gestire percorsi vincolati per le informazioni e per i documenti, la capacità di automatizzare e monitorare le attività e le procedure quali, ad esempio: inserimento dati, invio e ricezione di fax, approvazione, modifica, archiviazione, distribuzione della documentazione e della posta elettronica, accesso ad informazioni gestite da applicazioni aziendali consentendo quindi l’integrazione tra i processi automatizzati e quelli manuali. Lo sviluppo e l’implementazione di un sistema di Gestione Documentale/Workflow, richiede come prerequisito una metodologia di analisi dei documenti e dei processi che permette di individuare e rappresentare la sequenza ordinata di attività formali e informali, necessarie per l’ottenimento di un bene o di un servizio. Ad esempio la gestione documentale aziendale riduce il materiale cartaceo prodotto, velocizza l'operatività dell'utente finale e consente un notevole risparmio in termini sia qualitativi sia quantitativi. La componente di workflow consente di abilitare le applicazioni nuove od esistenti sulla base di regole che determinano la sequenza dei documenti nel flusso di lavoro. I dati da elaborare possono essere immagini, dati, tabelle etc. e le risorse che utilizzano queste informazioni possono essere persone oppure programmi esterni che sono stati abilitati ad interagire con il sistema medesimo. La piattaforma funge inoltre da canale di raccolta e di uniformazione delle informazioni prodotte, permettendo di supportare in modo adeguato le scelte effettuate dal management, salvaguardando cultura e investimenti, e fornendo tempestivamente le informazioni necessarie al funzionamento ottimale dei processi aziendali. L’operare su queste piattaforme tecnologiche avanzate (reti, architetture, software ecc.) consente di intervenire nei processi, agendo sui diversi aspetti procedurali, organizzativi ed operativi.
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